Plan: Team-Event am 18.09.2026 (8 Personen)¶

Stand: Planungsphase — noch nichts umgesetzt. Freigabe: Umgesetzt wird erst, wenn du diesen Plan gelesen und freigegeben hast.

1. Was feststeht (deine Angaben)¶

Punkt	Info
Datum	Freitag, 18.09.2026
Zeitrahmen	ab ca. 14 Uhr, offenes Ende (Vormittag ist normaler Arbeitstag)
Teilnehmer	8 Personen
Ort	noch offen — Köln oder gut mit der Bahn erreichbar (eine Kollegin reist mit dem Zug an)
Budget	ca. 60 € pro Person, Freigabe vom Chef liegt vor
Ablauf-Idee	gemeinsame Aktivität am Nachmittag, danach gemeinsames Abendessen
Aktivität	wird NICHT von dir allein entschieden — das Team wählt aus 2–3 Vorschlägen
Feste Programmpunkte	Begrüßungsworte der Chefin am Anfang (5–10 Min.), gemeinsames Abendessen
Anreise	alle einzeln zum Treffpunkt
Essen	ein Kollege isst vegetarisch; weitere Wünsche/Unverträglichkeiten werden abgefragt

2. Meine Annahmen (bitte kurz prüfen)¶

Diese Punkte hast du nicht festgelegt — ich habe sinnvolle Annahmen getroffen. Wenn eine nicht passt, einfach sagen, dann ändere ich sie.

A1 — Aktivitätsdauer: Die Aktivität dauert ca. 2,5–3 Stunden (14:15–17:00 Uhr), danach Wechsel zum Restaurant. Bei 60 € pro Person rechne ich grob mit 25–30 € für die Aktivität und 30–35 € fürs Essen inkl. erster Getränke.
A2 — Zeitplan mit Puffern: Grober Rahmen statt Minutenplan (wie besprochen), inkl. 15–30 Min. Puffer beim Ortswechsel Aktivität → Restaurant.
A3 — Sprache/Ton der E-Mail: Locker-freundlich, per Du, da Team-intern.
A4 — Ernährungsabfrage: Als kurzer Absatz direkt in der Einladungs-E-Mail (Antwort per Mail an dich) — keine separate Umfrage mit extra Tool. Unkomplizierter bei nur 8 Personen.
A5 — Excel-Checkliste: Eine Tabelle mit den Spalten Aufgabe | Verantwortlich | Frist | Status | Notizen, Status als Auswahlfeld (offen / in Arbeit / erledigt), sortiert nach Frist. Verantwortliche trage ich als Platzhalter „(noch zuweisen)" ein, außer wo du schon jemanden nennst.
A6 — Word-Zeitplan: Eine Seite, große gut lesbare Tabelle (Uhrzeit | Programmpunkt | Ort/Hinweis) — geeignet zum Ausdrucken oder Mitschicken per Mail.

3. Offene Punkte (entscheidest du bzw. das Team)¶

O1 — Aktivität: Wird nach der Recherche vom Team aus 2–3 Vorschlägen gewählt.
O2 — Treffpunkt: Hängt von der gewählten Aktivität ab.
O3 — Restaurant: Hängt von Ort der Aktivität und den Ernährungswünschen ab.
O4 — Wer übernimmt welche Aufgabe: Verteilst du im Team, die Checkliste hält es fest.

4. Arbeitspakete (in dieser Reihenfolge)¶

Ich schlage vor, in dieser Reihenfolge zu arbeiten, weil spätere Schritte auf frühere aufbauen — z. B. braucht der Zeitplan die Aktivität, und die Restaurant- wahl die Ernährungswünsche.

Schritt 1 — Location- und Aktivitäten-Recherche¶

Web-Recherche: 2–3 Aktivitäts-Vorschläge in Köln (oder bahn-erreichbar), passend für 8 Personen, Freitagnachmittag, ca. 25–30 € p. P. (z. B. Richtung Escape Room, Kochkurs, geführte Tour — ich suche offen, keine Vorfestlegung).
Zu jedem Vorschlag: Kurzbeschreibung, Preis, Dauer, Erreichbarkeit mit der Bahn, plus 1–2 Restaurant-Ideen in der Nähe (vegetarisch-tauglich).
Ergebnis: Kompakte Übersicht für dich → du bringst sie ins Team zur Abstimmung.

Schritt 2 — Einladungs-E-Mail-Vorlage (Text zum Kopieren)¶

Einladung mit Datum, grobem Ablauf, Abstimmung über die 2–3 Aktivitäts- Vorschläge und der Ernährungsabfrage (siehe A3/A4).
Mit Antwortfrist, damit du planen kannst (Vorschlag: 1 Woche).
Ergebnis: Textdatei, die du in dein Mail-Programm kopierst und abschickst.

Schritt 3 — Excel-Checkliste erstellen¶

Aufgabenliste rund ums Event, u. a.: Abstimmung auswerten, Aktivität buchen, Restaurant reservieren (vegetarische Option!), Chefin wegen Begrüßung abstimmen, Erinnerungs-Mail, Budget-Beleg-Sammlung.
Aufbau wie in A5 beschrieben.
Ergebnis: team-event-checkliste.xlsx
Kann schon vor der Team-Abstimmung erstellt werden — die Aufgaben stehen unabhängig von der gewählten Aktivität fest.

Schritt 4 — Word-Zeitplan erstellen¶

Grober Rahmen mit Puffern (A2), z. B.: 14:00 Treffen & Begrüßung durch die Chefin → 14:15 Aktivität → ca. 17:00 Wechsel mit Puffer → 17:30/18:00 Abendessen → offenes Ende.
Aufbau wie in A6 beschrieben.
Ergebnis: team-event-zeitplan.docx
Erste Fassung mit Platzhalter „Aktivität"; sobald das Team gewählt hat, trage ich Aktivität und Orte konkret ein.

Schritt 5 — Abschluss-Check¶

Beide Dateien öffnen wir gemeinsam einmal zur Kontrolle: Stimmen Inhalte, Frist-Logik und Lesbarkeit? Dann bist du startklar.

5. Was NICHT Teil des Plans ist¶

Ich buche oder reserviere nichts — das machst du (oder wer es in der Checkliste übernimmt).
Ich verschicke keine E-Mails — die Vorlage ist zum Selbst-Abschicken.

Nächster Schritt: Du liest den Plan, änderst oder streichst, was nicht passt — und gibst dann frei. Erst danach starte ich mit Schritt 1.